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 Es stehen folgende Optionen zur Verfügung, die jeweils in einem Untermenu ausgewählt werden können.

Summe Zahlungen

zu einem bestimmten Datum werden alle aktiven Zahlungen summiert und mit Anzahl, Summen und Saldo des Haben-Kontos in einem Fenster aufgelistet. So kann man sich leicht einen Überblick verschaffen.

alle Aufträge drucken

Es werden alle aktiven und nicht aktiven Zahlungen und Buchungen mit allen Angaben ausgedruckt.

fällige Zahlungen drucken

aktive Zahlungen zu einem bestimmten Termin werden ausgedruckt. Diese Liste dient zur Kontrolle der Fälligkeiten.

Zahlungs-Datei erstellen

Nach Eingabe des Termins und des Valuta-Datums werden alle fälligen Zahlungen in eine EZAG - Datei (ISO 20022) in ein Unterverzeichnis (\ZHL\) zum lokalen Programm-Verzeichnis geschrieben. Der Name wird aus der Konto-Nummer und dem Namen der Buchhaltung gebildet. (z.B. 1020MUST.XML)
Erfolgt keine Warnung, kann diese Datei dem Geldinstitute online übermittelt werden. Es ist ratsam, nach der Übermittlung alle vorhandenen Zahlungs-Dateien zu löschen.

Hat das Programm aber Fehler entdeckt, wird der auslösende Zahlungssatz mit einem "?" gekennzeichnet, so daß man der Sache leichter nachgehen kann. Nach Korrektur der Daten und Rückstellung des "?" in ein "Z" (mit F8 ) muß der Vorgang wiederholt werden, bis ein brauchbarer File entstanden ist.

Zahlungs-Daten via Clipboard

Die 5 wichtigen Angaben (IBAN, Name, Referenznummer, Summe und BIC/Bank) der jeweiligen Zeile bei Zahlungen (Z) können ins Clipboard kopiert und von dann in das online-Banking mit Ctrl-V übertragen werden.

Dies kann evt. nötig sein, wenn - aus welchen Gründen auch immer - das Geldinstitut EZAG-Dateien nach (ISO 20022) nicht verarbeiten kann.

Das Zahlungdatum kann leicht mit Alt-F5 auch über das Clipboard im online-banking ebenso eingetragen werden.

Buchen und verarbeiten

Sind alle Vergütungsaufträge und/oder Zahlungs-Dateien erstellt und gedruckt, kann alles bis zu einem bestimmten Fälligkeits-Datum gebucht und verarbeitet werden. An der ersten Stelle des Buchungstextes steht je nach Art ein "Z" für Zahlungen und ein "B" für Buchungen. So können diese "automatischen" Buchungen leicht von den manuellen unterschieden werden, was besonders beim Vergleich mit Bankauszügen von Vorteil ist, da diese oft Zahlungsaufträge als eine gemeinsame Summe buchen und nicht mehr aufteilen.

Ist in der Kreditorenverwaltung ein Eintrag zu dem Haben-Konto bzw. ein Link zu dem Soll-Konto vorhanden, werden alle zum gleichen Datum verbuchten Zahlungen bei diesen summiert und eingetragen. Damit hat man das Total und Datum des letzten Zahlungsauftrages. (bis zum nächsten Buchungslauf an einem anderen Datum !)

Nach der Verbuchung werden die Termine der aktiven (ausgeführten) und gemäß der Einstellung auch die der inaktiven (nicht ausgeführten) Zahlungen und Buchungen auf den evt. nächsten gesetzt. Dabei werden Termine für den Februar ab dem 26. und bei allen anderen Monaten ab dem 28. auf den jeweils Letzten des Monats (bzw. -1 oder -2 Tage) gesetzt. Sporadische Aufträge ("S") werden deaktiviert und einmalige ("E") gelöscht.

Zahlungs-Datei löschen

Sind alle Zahlungs-Dateien verschickt, kann und sollten sie gelöscht werden. Die alten Files werden - unabhängig der Extention (*.XML) - in *.BAK Files umbenannt und in das Subdirectory \ZHL\BAK\ kopiert, wobei ein evt. noch vorhandener vorheriger gelöscht wird. Damit kann im Notfall eine Zahlungs-Datei noch einmal geschickt werden.

Clipboard

Kopiert die angezeigte Zeile einer Zahlung oder Buchung ins Clipboard, entspricht CTL-C (bzw. rechte Maustaste).


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