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 Buchhaltung umschalten ALT-F2 / Click Statusleiste

In einem Fenster kann (Tippen des ersten Zeichens und ENTER) eine Buchhaltung ausgewählt werden. Es werden alle Buchhaltungen, die von dem jeweiligen Arbeitsplatz aus angelegt wurden, gleichgültig, ob sie auf Diskette, lokalem Laufwerk oder dem Server geführt werden, gelistet. Es ist vom Benutzer vor dem Umschalten sicherzustellen, daß z.B. Disketten oder CF-Karte eingelegt sind.

Die Anzahl der möglichen Buchhaltungen ist praktisch unbegrenzt.

 Hinweis: Kurse und Steuersätze gelten jeweils für ein Verzeichnis, unabhängig von der Buchhaltung.

Buchhaltung neu anlegen

Es ist ein Name (max. 7 Stellen) der neuen Buchhaltung, das Verzeichnis und das Eröffnungsdatum anzugeben. Der Name sollte so gewählt werden, daß eine Auswahl später durch das Tippen des ersten Zeichens (eindeutig) erfolgen kann. Die angelegte Buchhaltung wird geöffnet. Man sollte zur besseren optischen Unterscheidung der verschiedenen Buchhaltungen diese farblich (Funktionsbalken) jeweils anders einstellen.

 Hinweis: Es kann auch ein relativer Pfad zum Programm-Verzeichnis (z.B. "DATEN\") angegeben werden. Das ermöglicht, das BHK z.B. auf einem USB-Stick unabhängig vom PC bzw. Laufwerk laufen zu lassen.

Die Verzeichnisse können manuell in der Dateien (xxxxxxx.bhk) im Programm-Verzeichnis geändert werden.

Buchhaltung kopieren

Die gerade offene Buchhaltung kann - z.B. als Sicherheitskopie - unter einem anderen Namen gesichert werden. Das ist beim Periodenabschluß zwingend, sollte aber auch sonst genutzt werden - besonders vor Vorgängen, bei denen man sich nicht ganz so sicher ist.

Buchhaltung löschen

In einem Fenster kann eine Buchhaltung ausgewählt werden, die vollkommen gelöscht werden soll, z.B. Sicherheitskopien. Die Löschung ist unwiderruflich und man sollte Vorsicht walten lassen !

Buchhaltung hinzufügen

Das ist eine etwas heikle Operation. Deshalb muß von der offenen Buchhaltung eine Kopie (backup) erstellt werden. Es wird dann eine komplette und auszuwählende Buchhaltung der gerade offenen hinzugefügt. Je nach Wünsch und anfänglicher Frage können alle einlesenen Buchungen markiert (F8) werde. Dann sollten aber evt. bestehende Markierungen vorher im Journal gelöscht werden. Es werden aber nur Buchungen ab dem Eröffnungsdatum eingearbeitet. So kann man z.B. die Einzelbuchhaltungen verschiedener Abteilungen zu einer Firmen-Buchhaltung zusammenführen.

Konten werden nur dann angelegt, wenn sie nicht gefunden werden. Oder aber man läßt alle Konten anlegen, wobei diese dann mit einem '+' gekennzeichnet werden. Das setzt aber voraus, daß die Konto-Nummern weniger als 6 Stellen aufweisen. So können die eingelesen Buchungen bei großen Unterschieden der beiden Buchhaltungen leichter manuell nachbearbeitet werden.

Salden errechnen zum

Normalerweise zeigt das BHK jeweils die aktuellen Salden. Jedoch kann es sinnvoll - besonders am Jahresende - sein, die Salden auf ein Datum einzustellen. So kann man am Abschluß "feilen" und dennoch hurtig weiter buchen. Einen solchen Stichtag kann man hier eingeben. Er wird dann im Statusbalken angezeigt.

Wird das Datum leer gelassen, errechnet das Programm die aktuellen Salden. Diese Funktion kann auch dazu benutzt werden, alle Salden und Summen neu berechnen zu lassen, falls (z.B. durch Manipulation der Dateien) die Zahlen einmal nicht mehr stimmen sollten.

Buchungen sperren bis

Mit dieser Option kann man Buchungen vor einem bestimmten Datum verhindern. Das ist z.B. nach einer Mehrwertsteuerabrechnung sehr hilfreich. Mutation eines Datums ist nur innerhalb des jeweiligen Bereiches (vor oder nach dem Sperrdatum) möglich, neue Buchungen nur nach dem Datum.

Reorganisation

gelöschte Datensätze werden nur logisch entfernt, sind aber physikalisch immer noch vorhanden. Hier werden sie endgültig aus den Datenbanken entfernt, diese reorganisiert und die Indizes neu aufgebaut. Danach verschwindet der Hinweis im Statusbalken und die Klammern um die Anzahl Buchungen.

 Hinweis: Man kann solch "gelöschte" Daten natürlich auch wieder "zurückholen", doch ist das für die Systemintegrität sehr gefährlich und sollte daher nur im Notfall und von der Persoft GmbH durchgeführt werden !

Zuviele gelöschte Sätze verlangsamen das System, da sie laufend übersprungen werden müssen. Daher sollten die Datenbanken von Zeit zu Zeit reorganisiert werden. Damit werden auch gleich evt. Index-Probleme beseitigt, denn diese werden neu erstellt.

 Achtung: Bei einer Netzwerkversionen ist es nötig, daß alle anderen Benutzer das Programm verlassen haben.

Datenbanken prüfen

gewisse Fehler kann das Programm selber beseitigen. Es werden alle Buchungen auf Plausibilität überprüft evt. korrigiert. Schlechte bzw. falsche Datensätze werden gelöscht und in einem Textfile (Name-der-Buchhaltung.log) protokolliert.
Fehlende Konten werden als "not found !" angelegt. Ist die Konto-Nummer leer oder falsch (nicht mit 1-5 an der ersten Stelle) werden diese Buchungen auf ei  Konto "555555" verbucht und müssen von dort dann auf die richtigen Konten der Buchhaltung verschoben werden.
Ist alles in Ordnung, wird ein evt. früherer Log-File gelöscht. Es ist sehr zu empfehlen, alle Datenbanken vorher zu reorganisieren, um evt. Fehler in den Indizes ausschließen.

Drucker einrichten

Es können Einstellungen am Drucker vorgenommen werden. Diese sind aber nur solange gültig, wie das Programm nicht verlassen wird. Wird nur in den seltensten Fällen benötigt.

 Drucken CTL-P

Ist nur in der Verwaltung der Banken und Kreditoren aktiv und druckt das gerade Angezeigte aus. In gewisser Weise entspricht diese Funktion dem alten PRINT SCREEN. Dazu kann oft die gleiche Information mit CTL-C (oder rechte Maustaste) in das Clipboard kopiert werden. Listen und ähnliche Druckvorgänge, die eine Reihe von Datensätzen betreffen, finden sich jeweils unter den Extras.

Einstellungen ALT-F1

Eine Reihe von Einstellungen kann der Benutzer vornehmen und sich so das Programm nach seinen Bedürfnissen und Wünschen einrichten. Diese Einstellungen sind jeweils für eine Buchhaltung gültig.

Einstellungen exportieren

Die Parameter können unter einem beliebigen Namen im Programmverzeichnis (*.par) gespeichert werden.

Einstellungen importieren

Ebenso können sie natürlich wieder geladen werden. Es handelt sich um eine sehr einfache Speicherung. Dateien von anderen Persoft-Programmen werden abgelehnt. Bei verschiedenen Versionen kann es vorkommen, daß nicht alle Einstellungen korrekt geladen werden - besonders bei neueren Einstellmöglichkeiten. So kann man leicht Einstellungen von einer zur anderen Buchhaltung übernehmen.

Beenden ALT-F4

speichert die Parameter, schließt alle Dateien und beendet das Programm.


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