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 Mit Hilfe von Merge-Dateien kann in einem guten Textverarbeitungs-System der Merge-Vorgang durchgeführt werden.

Der unbestreitbare Vorteil ist die Möglichkeit der vollkommen freien und individuellen Gestaltung des Endproduktes. Nicht nur die Form und das Äußere alleine wird vom Benutzer bestimmt, auch welche der zur Verfügung gestellten Daten erscheinen sollen und welche nicht. Damit hat man ein sehr mächtiges Instrument an der Hand, welches leider viel zu wenig genutzt wird. Es ist daher sehr zum empfehlen, sich mit dieser Funktion vertraut zu machen !

Textsystem

Es wird eines der besseren Textverarbeitungsprogramme benötigt. Das kann WordPerfect, MS-Word oder sonst eines sein. Es muß über die Funktion des Merge (Mischen) verfügen und sollte auch die Möglichkeit zur Ausführung von Makros haben, mit deren Hilfe der ganze Vorgang dann automatisiert werden kann.

Datendatei

Die Datendatei (Merge-File) wird vom Programm erstellt und kann meist durch die Funktion des Filters in ihrem Umfang beeinflußt werden.

Das ist eine reine ANSI-Dateien mit einem spezifischen Zeichen zur Begrenzung der Felder (A) und einem zur Begrenzung eines Datensatzes. (B ) In guten Textprogrammen kann man die "Delimiter" einstellen bzw. eines der üblichen Formate auswählen. Das sieht schematisch so aus:

daten1Adaten2Adaten3Adaten4Adaten5B
daten1Adaten2Adaten3Adaten4Adaten5B

In den Einstellungen kann gewählt werden zwischen:

  1. TAB delimited
     
    Das ist eines der gebräuchlichsten Formate und zu empfehlen. Als Datensatz-Trennzeichen dient ASCII 9 (Tabulator) und das Datensatzende wird mit ASCII 13+10 (CR/LF) bezeichnet.
     
  2. Comma delimited
     
    Sehr oft wird auch dieses Format benutzt. Hier steht der Inhalt eines jeden Feldes in Anführungszeichen und die einzelnen Felder sind durch ein Komma getrennt. Das Ende eines Datensatzes wird durch das übliche ASCII 13+10 (CR/LF) markiert.
     
    Ein Nachteil ist, daß in den Feldern keine Anführungszeichen benutzt werden dürfen. Das ist aber - besonders bei großen Datenmengen - nicht mehr so leicht zu kontrollieren und von Haus aus nicht ausschließbar und kann zu Problemen führen. Es ist aber auch abhängig vom Textprogramm - manchen machen solche "überflüssigen" Anführungszeichen nichts aus.
     
  3. pipe delimited
     
    Die einzelnen Felder sind durch das pipe Zeichen | voneinander getrennt, was einen unbestreitbaren optischen Vorteil hat. Das Ende eines Datensatzes wird durch das übliche ASCII 13+10 (CR/LF) markiert.

Formulardatei

Das ist das eigentliche Dokument des Textprogramms mit den Platzhaltern für die dann dort einzusetzenden Daten. Hierbei sind alle Freiheiten und Möglichkeiten, die das benutzte Textsystem bietet, anwendbar, gleichgültig ob man Listen, Etiketten oder Serienbriefe erstellt.

Diese Platzhalter (in WP z.B. so: FELD(1)) können in Schiftgröße, Font und Style verändert werden. In der Programmbeschreibung findet sich jeweils eine Liste der Merge-Felder in ihrer Reihenfolge, also FELD(1) wäre "daten1" d.h. wird mit dessen Inhalt ersetzt.

Neben den üblichen direkten Datenfeldern - d.h. pro Feld eine Information, jedes Feld ist eine Variable - kommen in Persoft-Programmen auch Mehrfachinformationen vor. Das sind in der Menge variable Daten, also z.B. Positionen, offene Rechnungen u.ä. Solche Informationen sind nicht ganz so einfach in ein Formular zu bekommen und dieses ist gut vorzubereiten.

Die Unterteilungen sind durch besondere Zeichen (~Zahl) gekennzeichnet und müssen nach dem Merge-Vorgang (bzw. mit ihm zusammen im gleichen Makro) mit "Suchen-Austauschen" durch die gewünschten Formatierungszeichen ersetzt werden - in der Formulardatei aber ist das aber nur ein einziges Feld, das z.B. mit 3 Positionen so aussehen könnte:

~1Datum~2Nummer~3Betrag~4~1Datum~2Nummer~3Betrag~4 ~1Datum~2Nummer~3Betrag~4 ~1Datum~2Nummer~3Betrag~4

Danach sind alle ~1 mit nichts, alle ~2 und ~3 mit TAB und alle ~4 mit CR/LF auszutauschen und man erhält anstelle des Platzhalters eine schön formatierte Liste.

Merge-Vorgang

Dieser sollte mit einem Makro gestartet werden, das dann z.B. auch eine evt. Suchen/Austausch-Funktion mit übernehmen kann. Oft bietet das Textsystem noch verschiedene weitere Möglichkeiten bis hin zum Sortieren einer so entstandenen Liste oder zu vorgefertigten Etiketten-Formaten.


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